Sorteren

Voor wie niet gewend is met databanken te werken, een databank is een verzameling van gegevens. Deze gegevens bestaan uit records, en records bestaan uit velden.
Een voorbeeld maakt dit duidelijker:
Eén record is bijvoorbeeld je naam, je adres, je postnummer EN je woonplaats. Al deze gegevens samen noemt men een record.
Eén van deze gegevens, bijvoorbeeld je naam, noemt men een veld.

Excel beschouwt elke rij als een “record”, en elke kolom als een “veld”.

Nu we dit allemaal weten, gaan we verder.

Een eerste databankfunctie waarover we beschikken in Excel, is het sorteren van gegevens.

Je hebt de mogelijkheid te sorteren op een kolom, “veld” voor de databankspecialisten onder ons, en je kunt sorteren op meerdere kolommen.

Sorteren op één kolom kan in twee klikken.
Je plaatst de cursor in de kolom die je wil sorteren, je klikt de knop “Sorteren en Filteren” in het lint onder het tabblad “Start”, en je kiest “Sorteren van A naar Z” of “Sorteren van Z naar A”. Afhankelijk of je aflopend of oplopend wil sorteren.

Is dit makkelijk? Ja Peter dit is heel makkelijk.

 

 

Sorteren op meerdere kolommen is ook een fluitje van een cent.

Om te sorteren op meerde kolommen plaats je de cursor in gelijk welke kolom, maakt niet in welke.
Je klikt de knop “Sorteren en Filteren” in het lint, en je kiest “Aangepast sorteren” in het drop-downmenu.

Dit opent het dialoogvenster “Sorteren”.
In het dialoogvenster “Sorteren” kies je in het eerste vak de kolom waarop je het eerst wenst te sorteren. In dit geval wil ik eerst sorteren op de “Regio”.
Vervolgens wens ik te sorteren op de kolom “Naam”.
Hiervoor klik ik de knop “Niveau toevoegen”.
Dit voegt een vak toe aan het lijstje, waar ik de kolom “Naam” kies.
Wil jij nog meerdere kolommen toevoegen, klik je opnieuw de knop “Niveau toevoegen”.
In versie 2010 van Excel kun je zoveel niveaus toevoegen die je wenst.
Wens je de volgorde te wijzigen waarop wordt gesorteerd, selecteer je het veld, en klik je het naar boven- of naar onderwijzend pijltje.

Het tweede vak “Sorteren op”, laat ons toe het type van sorteren te kiezen. Kies “Waarden” wanneer je wil sorteren op tekst, getallen, datums, en tijd. Wens je te sorteren op de opmaak, dan kies je één van de overige opties: “Celkleur”, “Tekenkleur”, of “Celpictogram”.

Het derde vak kiezen we de volgorde van sorteren, hier zijn de verschillende keuzes afhankelijk van de gegevens in het veld dat je hebt gekozen. Is dit tekst, dan kan je sorteren van “A naar Z”, “Z naar A”, en “Aangepaste lijst”.
Zijn dit getallen, dan kan je sorteren “Van klein naar groot “, “Van groot naar klein “, en “Aangepaste lijst”. Is dit een datum of tijd, dan kan je sorteren op “”Oud naar nieuw”, of “Nieuw naar oud”, en “Aangepaste lijst”.

 

 

Wens je een Niveau te kopiëren, klik je de knop “Niveau kopiëren” bovenaan het dialoogvenster.
Wens je een Niveau te verwijderen, selecteer je het niveau, en klik je de knop “Niveau verwijderen ” bovenaan het dialoogvenster.

Belangrijk!!

Beschikt je lijst zoals in dit geval over kolomtitels, selecteer dan het aanvinkvakje “De gegevens bevatten kopteksten”. Anders zal ook deze worden verwerkt in het sorteren.
En dit is denk ik niet de bedoeling.

 

Filteren

Een tweede databankfunctie waarover ik het wil hebben, is het filteren van gegevens.

Door het filteren van gegevens, kunnen we enkel deze weergeven die aan bepaalde voorwaarden voldoen.

Het eerste wat je doet wanneer je wil filteren, is de cursor in het bereik plaatsen (1).
Waarom eerst? Dan kun je dit al niet vergeten.

Vervolgens klik je de knop “Sorteren en filteren” (3) onder het tabblad “Start” (2) in het lint, en kies je de optie “Filteren” (4) in het drop-downmenu.
Of, een tweede manier, je kiest het tabblad “Gegevens” in het lint. En klik je de knop “Filter”.
Of, een derde manier, je klikt de sneltoetscombinatie Ctrl + Shift + L op je toetsenbord.

 

 

 

Hoe je ook doet maakt niet uit, dit plaatst naast elke kolomtitel een naar beneden wijzend pijltje (1).

We klikken op dit pijltje, wanneer we gegevens wensen te filteren uit deze bepaalde kolom.

 

 

 

Dit opent een drop-downmenu met (1) verschillende opties.

Deze opties zijn afhankelijk van de gegevens in het veld (1).

Opties voor een veld met tekst                                                             Opties voor een veld met getallen

 

                

 

Met (2) alle vermelde velden in deze kolom.

Al deze filtermogelijkheden lijken me wel duidelijk. Je verwijdert het vinkje voor “Alles selecteren”, en kiest de velden die je wenst weer te geven.

En drie, en dit is nieuw in Excel 2010, is het zoekvak (3).

Van zodra je begint te typen, geeft Excel je onmiddellijk enkel de mogelijke velden weer.

Klik je de knop OK, worden de velden gefilterd in je werkblad.
Een hele verbetering.

 

Pas je een filter toe, dan wijzigt het pijltje in een icoontje van een filter (1).
Plaatsen we de muisaanwijzer boven dit icoon, verschijnt er een tekstkadertje met daarin uitleg over de toegepaste filter (2).

 

 

Je hebt de mogelijkheid te filteren op verschillende kolommen. Zo is bijvoorbeeld in onderstaande afbeelding gefilterd op de kolom “Naam”, en op de kolom “Regio”.

 

 

Wanneer je hebt gefilterd, kun je nog steeds sorteren.

 

Filter(s) wissen/verwijderen

Er is een verschil tussen een filter ” wissen” en een filter ” verwijderen”.

Wanneer je een filter wist, dan worden alle records uit deze kolommen terug weergegeven.
Wanneer je een filter verwijdert, dan worden één alle records uit deze kolommen terug weergegeven EN twee, worden de naar benedenwijzende pijltjes uit de kolommen verwijdert.

 

Om een filter te verwijderen klik je de knop “Sorteren en filteren” onder het tabblad “Start” in het lint, en klik je nogmaals de optie “Filter”.
Of je kiest het tabblad “Gegevens” in het lint en je klikt de knop “Filter”.

Om een filter te wissen klik je de knop “Sorteren en filteren” onder het tabblad “Start” in het lint, en klik je de optie “Wissen” in het drop-downmenu.
Of je kiest het tabblad “Gegevens” in het lint en je klikt de knop “Wissen”.
Indien je slechts één filter wenst te verwijderen, klik je het “filtericoontje” naast de kolomtitel, en kies je “Alles weergeven” of “filter uit ‘***’ ‘ wissen” in het pop-upmenu.

 

Gefilterde gegevens kopiëren

Wens je de gefilterde gegevens te kopiëren naar bijvoorbeeld een ander werkblad, selecteer je de gegevens, klikt de sneltoetscombinatie Ctrl + C op je toetsenbord (1).

 

 

Je selecteert het tweede werkblad 2), en klik de sneltoetscombinatie Ctrl + V op je toetsenbord.