Office 2010 – Excel
Les 16: Tabellen
Gegevens weergeven in tabel
Om gegevens uit ons werkblad weer te geven in een tabel, plaatsen we eerst de cursor (1) in het Bereik dat we willen opnemen in de tabel, we selecteren het tabblad “Invoegen” (2) in het Lint en klikken de knop “Tabel” (3).
Dit opent het venstertje “Tabel maken” (4) waarin het bereik reeds is ingevuld. Dit geselecteerde bereik wordt voorzien van een onderbroken lijn (5) in het werkblad.
Dit venstertje heeft ook nog een vak waar we kunnen ingeven of onze tabel kopteksten heeft. Is dit het geval, dan vink je dit aan, is dit niet het geval dan vink je dit uit.
Klik op OK wanneer je tevreden bent.
Het extra tabblad “Ontwerpen” (1)
Onze gegevens worden in een tabel geplaatst.
Bovenaan het lint verschijnt een extra tabblad “Ontwerpen”.
Dit tabblad is verdeeld in vijf secties waarmee we verschillende opties kunnen instellen voor onze tabel.
Allen lijken me duidelijk, vooral wanneer je deze even selecteert, maar ik zal deze toch maar even met jullie overlopen.
In de eerste sectie, de sectie “Eigenschappen” kunnen we de tabel een naam geven, en wanneer we iets een naam hebben gegeven, kunnen we dit aanspreken in een formule. Maar meer hierover later.
Onder de tabelnaam vinden we de knop “Tabelgrootte wijzigen”. Met de knop wijzigen we het bereik dat is opgenomen in onze tabel.
In de tweede sectie, de sectie “Extra”, hebben we drie opties.
De eerste optie is “Samenvatten als draaitabel”. Meer over draaitabellen in een latere les.
“Duplicaten verwijderen”: klikken op deze knop zal de duplicaten in onze tabel verwijderen.
Wanneer een duplicaat als duplicaat word aanzien, hangt af van de kolommen die je hebt geselecteerd in de lijst (1). Standaard zijn deze allen geselecteerd.
Dit betekent dat Excel alle waarden in alle kolommen uit een record zal vergelijken, wanneer we hem laten zoeken naar duplicaten.
Wens jij echter een record te aanzien als dubbel wanneer enkel de naam hetzelfde is, verwijder je de selectievinkjes in de rest van de kolomnamen.
Klik je de knop OK (2), zal een tweede dialoogvenster openen (3) waarin het aantal gevonden duplicaten wordt vermeld.
Klik je nogmaals de knop OK (4), worden deze verwijderd.
De derde optie “Converteren naar bereik”, zal onze tabel terug omvormen naar een bereik.
Opgelet!!
Wens je dat Excel het hele bereik selecteert, dan mogen er zich geen lege rijen of lege kolommen bevinden tussen de gegevens. Lege cellen dat maakt niet uit.
Een voorbeeld.
Heb ik een lege kolom tussen de datum en het aantal, dan zal Excel enkel de kolommen “Naam”, “Regio” en “Datum” opnemen in zijn bereik.
Wat kun je dan doen?
Je kunt de lege kolommen en/of rijen verwijderen en opnieuw beginnen, of je kunt het bereik manueel selecteren.
Tip
Heb je meerdere lege rijen in je document hoef je deze niet een voor een te verwijderen.
Selecteer alle gegevens in je werkblad, en klik dan de knop “Sorteren” in het lint.
Dit plaatst alle lege rijen onderaan, waar je ze allen in een keer kunt verwijderen.
Het extra tabblad “Ontwerpen”
In de derde sectie, de sectie “Externe tabelgegevens”, hebben we een aantal mogelijkheden waarmee we onze gegevens kunnen delen en analyseren met derden.
De methode die je kiest voor het delen van gegevens hangt af van meerdere factoren.
Mocht ik ooit eens een cursus maak over SharePoint, zal ik dit eens allemaal uitgebreid uitleggen, maar voor Excel valt dit buiten deze cursus.
In de vierde sectie, de sectie “Opties voor tabelstijlen”, vinden we een aantal opties die me allen erg duidelijk lijken. Wanneer je deze even aan en uitvinkt zullen deze ook jou duidelijk worden.
De vijfde sectie “Stijlen voor tabellen” opent een venster met een hele resem verschillende opmaken van tabellen. Beweeg de muisaanwijzer over de verschillende opmaken, en een live-voorbeeld wordt getoond in het werkblad.
Maken van een aangepaste tabel
Om een eigen opgemaakte tabel te maken klik je de knop “Nieuwe tabelstijl” (2).
Dit opent een dialoogvenster waarin we voor elk tabelelement een verschillende opmaak kunnen instellen.
Selecteer hiervoor het tabelelement en klik de knop “Opmaak”.
Dit opent een tweede dialoogvenster waar je de opmaak voor de tekst, de rand en de opvulling kunt instellen.
Klik de knop OK wanneer je klaar bent, en nogmaals de knop OK in het eerste dialoogvenster.
Ons eigen gemaakte tabelopmaak wordt toegevoegd aan het lijstje.
Verwijderen van een aangepaste tabel
Om een aangepaste tabel te verwijderen uit de lijst, rechtsklik je de stijl in de lijst en kies je “Verwijderen”.
Stijl wijzigen van een aangepaste tabel
Om de stijl van een aangepaste tabel te wijzigen, rechtsklik je de stijl en kies je “Wijzigen”. Dit opent het dialoogvenster “Snelle stijl voor tabel wijzigen”, waar we al onze instellingen kunnen aanpassen of verwijderen.
Inhoud cellen splitsen
We hebben de mogelijkheid de inhoud van een cel te splitsen in meerdere kolommen.
Dit doen we op basis van tekens in onze gegevens.
Deze tekens kunnen tabs zijn, puntkomma’s zijn, spaties zijn, plus nog een aantal andere.
Een voorbeeld maakt dit wel duidelijk.
Als voorbeeld zal ik de inhoud van de kolom “Naam” splitsen in een kolom met de voornaam en een kolom met de familienaam.
Om de inhoud van een cel te splitsen in meerdere kolommen, is het eerste wat we doen extra kolommen toevoegen.
Ik zeg “kolommen” omdat onze naam kan bestaan uit twee delen, maar ook uit drie.
Zo heb je bijvoorbeeld de naam “De Smet Vinnie” die bestaat uit drie delen, en de naam “Bauwens Babs” die bestaat uit slechts twee delen.
Dus voegen we twee kolommen toe.
Rechtsklik hiervoor de kolomletter van de kolom “Regio”, kies “Invoegen” in het pop-upmenu en herhaal dit nogmaals voor de tweede toe te voegen kolom.
Dit plaatst twee extra lege kolommen (1) links naast de kolom “Regio”.
Selecteer vervolgens alle records in de kolom “Naam” (2) en kies het tabblad “Gegevens” (3) in het lint
Klik de knop “Tekst naar kolommen” in het lint (4).
Dit opent de Wizard “Tekst naar kolommen”.
Kies het selectievakje “Gescheiden” en klik de knop “Volgende”.
In stap twee van de wizard kiezen we “Spatie” als scheidingsteken.
Is dit bij jou iets anders, dan kies je dit natuurlijk in het lijstje, of typ je het karakter in het vak “Overige”.
Klik de knop “Volgende”.
In stap drie van de wizard kunnen we het type van gegevens per kolom instellen.
“Standaard” is in dit voorbeeld prima, dus klikken we de knop “Voltooien”.
Zoals je kunt zien in onderstaande afbeelding, zijn alle delen van de naam verdeeld over drie kolommen.
Inhoud cellen samenvoegen
Om cellen samen te voegen moeten we gebruik maken van een formule.
Ik heb het nog niet gehad over formules, maar ge moet niet panikeren. Wat ik je nu ga vertellen is, wanneer je doet wat ik zeg, twee keer niks.
Het eerste wat we doen is een kolom toevoegen. Het is in deze kolom dat we de inhoud van, indien nodig, twee cellen gaan samenvoegen. Wanneer willen we deze samenvoegen?
Enkel wanneer in kolom C niks staat, want dat betekent dat onze familienaam slechts uit een deel bestond.
We plaatsen de cursor in cel D4 en typen de volgende formule in cel D4.
=ALS(C4=””;A4;A4&” “&B4)
Laat ik eens proberen uitleggen wat hier allemaal staat.
Elke formule begint met een “is gelijk aan”-teken (=).
Vervolgens typ ik ALS(C4=”” wat zoveel wil zeggen dan “wanneer cel C4 gelijk is aan niks”, niks omdat er niks tussen de aanhalingstekens staat, en wat het geval is wanneer onze familienaam slechts uit één woord bestaat, moet Excel kijken naar het eerste argument.
Ik typ eerst een puntkomma (;), om vervolgens het argument in te geven wanneer aan deze bewering wordt voldaan, dus cel A4. Wat zoveel betekent als wanneer de cel C4 leeg is, dan geef je de cel A4 weer.
Wanneer echter niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, dus wanneer de cel C4 niet leeg is, dan geef je de waarden van cel A4 en B4 weer, gescheiden met een spatie. Dat is deze code &” “&.
Het ampersand (&) teken betekent dat er nog wat volgt, en de spatie die we willen tussen de twee woorden wordt vermeld als aanhalingsteken – spatie – aanhalingsteken (” “)
Klik de Entertoets op je toetsenbord, en het resultaat verschijnt in cel D4.
Kopieer deze formule naar de overige rijen.
De vlugste manier om dit te doen is het blokje onderaan rechts van de geselecteerde cel (1) te dubbelklikken.
Zoals je kunt zien in onderstaande afbeelding, zijn enkel de kolommen samengevoegd indien dit nodig was.
Nu we de cellen hebben samengevoegd in een cel, kunnen we de twee afzonderlijke cellen verwijderen. Of toch niet?
Neen, de samengestelde cel, D4 dus, bevat een formule die zijn gegevens haalt in de cellen A4 en B4.
Dus wanneer je gegevens uit een van deze cellen zou verwijderen, betekent dit dat er uit deze cel geen gegevens meer kunnen opgehaald worden, en dus ook niet meer kunnen worden getoond.
Als voorbeeld heb ik de gegevens in cel A4 verwijderd, en je ziet onmiddellijk dat de gegevens in cel D4 ook worden aangepast.
Wat kunnen we nu doen
Het eerste wat je moet doen is van al deze formules in kolom D waarden maken.
Selecteer hiervoor eerst alle cellen in kolom D die je tot waarden wil herleiden.
Rechtsklik de rand van de geselecteerde cellen, sleep de muisaanwijzer naar rechts over de naastliggende kolom (1) en zonder de muisknop los te laten, sleep je deze terug naar de originele kolom (2).
Laat de muisknop los en er verschijnt een menu.
Kies de opties “Hierheen kopiëren alleen als waarden” (3).
Wanneer je nu de inhoud van een cel bekijkt, zie je dat deze is gewijzigd in gegevens en niet langer meer bestaat uit een formule.
Het enige wat je nu nog kunt doen is de inhoud van de verschillende kolommen op de juiste plaats brengen. Dit kun je doen door deze te klikken en te slepen.
En wanneer dat is gebeurd, de overtollige kolommen verwijderen.
Nu, dit was zeker geen makkelijke les, vooral niet omdat je van formules nog niks hebt gezien.
Maar wanneer je deze les hebt begrepen, zal de rest van de cursus een makkie zijn voor jou.
Mocht dit niet het geval zijn ben je misschien best eerst een de lessen over formules te lezen.