Wat is Voorwaardelijke Opmaak?

Door gebruik te maken van een voorwaardelijke opmaak kunnen we cellen opmaken, gebaseerd op de inhoud van de cel.

M.a.w. met behulp van voorwaardelijke opmaak kunnen we gegevens in onze tabel visueel analyseren, en eventuele problemen opsporen.

Een voorbeeld: heeft een cel de waarde minder dan 1.000, dan wordt deze cel rood gekleurd.

We vinden de knop “Voorwaardelijke Opmaak” in het tabblad “Start”, onder de groep “Stijlen”.

Sinds de versie 2007 heeft de opdracht “Voorwaardelijk Opmaak” een enorme sprong voorwaarts gemaakt. Zowel in het gebruik, als in de opmaak.

In versie 2010 hebben ze er nog een aantal opmaakmogelijkheden aan toegevoegd.

Voorwaardelijke opmaak toevoegen

Het eerste wat we doen is het bereik selecteren waarop we een voorwaardelijke opmaak willen toepassen. De vlugste manier hiervoor is de cel te selecteren met het cijfer in de linker bovenhoek, en te klikken op de sneltoetscombinatie Ctrl + Shift + END op je toetsenbord.

Als voorbeeld heb ik een aantal cijfers van vertegenwoordigers, gehaald in de eerste zes maanden van het jaar.

Vervolgens klikken we de knop “Voorwaardelijk opmaak” in het lint.
Dit opent een drop-downmenu met verschillende opmaakmogelijkheden, verdeeld in categorieën.
De categorie “Gegevensbalken”, “Kleurschalen” en ” Pictogrammen” zijn diegenen waarbij alles “automatisch” wordt afgehandeld.
Wat ik hiermee wil zeggen is dat wanneer je hier de muisaanwijzer over een opmaak in het drop-downmenu beweegt (1), je onmiddellijk het resultaat kunt bekijken in het werkblad.
Wat dit eigenlijk doet, is het vergelijkt de cijfers in het bereik met elkaar, en afhankelijk van de waarde kleurt dit de cel lichter of donkerder. Niks meer, niks minder.
Nieuw in de versie 2010 is dat bij een negatief getal, de opmaak in het rood aan de linkerzijde van de cel wordt weergegeven (2).
Wens je een opmaak toe te passen, klik je deze in het drop-downmenu.
Makkelijk en vooral vlug.

Nieuw ook is dat je meerdere voorwaardelijke opmaken kunt toepassen op een bereik.
Bijvoorbeeld een gegevensbalk inkleuren en pictogrammen.

Voorwaardelijke opmaak verwijderen

Heb je er een zooitje van gemaakt kun je de voorwaardelijke opmaak verwijderen.

Klik hiervoor de knop “Voorwaardelijke opmaak in het lint, en kies “Regels wissen” in het drop-downmenu.

Klik “Regels uit geselecteerde cellen verwijderen” of “Regels uit alle cellen verwijderen”

Regels ingeven

Wat we in de vorige les hebben gezien is een vrij eenvoudige manier van “Voorwaardelijke opmaak”.

In deze les gaan we dit iets uitbreiden. We gaan namelijk onze eigen condities ingeven voor een opmaak.

Het eerste wat we doen is ook hier het bereik selecteren.
Vervolgens klik je de knop “Voorwaardelijk opmaak” in het lint, kies je “Markeringsregels voor cellen” in het drop-downmenu, en klik je de optie “Groter dan…”.
Dit opent een dialoogvenster waar we in het eerste vak een waarde typen, of de knop “Uitvouwen” (1) klikken en een cel met een waarde selecteren.
Vervolgens kies je een opmaak die je wenst toe te passen door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje (2).
Van zodra je iets hebt ingevuld, zie je reeds een voorbeeld verschijnen in het werkblad (3).
Klik de knop OK wanneer je tevreden bent.

Wens je echter een eigen opmaak te maken, kies je “Aangepaste indeling” wanneer je klikt op het naar benedenwijzend pijltje (2).

Dit opent een dialoogvenster waar je ondermeer het lettertype, de rand, en de opvulling voor de cellen kunt instellen.

Ik heb hier het voorbeeld gegeven voor de optie “Groter dan…”, maar dit is voor elk van de opties in het drop-downmenu hetzelfde.
Alleen wanneer je het gekozen voor de optie “Tussen…” zal je uiteraard twee waarden moeten ingeven.
Nogal logisch.

Nieuwe opmaakregel

We hebben ook de mogelijkheid onze eigen opmaakregels te bepalen in Excel.

Opnieuw selecteren we eerst het bereik.

Vervolgens klik je de knop “Voorwaardelijk opmaak” in het lint, en klikt “Nieuwe regel” in het drop-downmenu.
Dit opent het dialoogvenster “Nieuwe opmaakregel”.
Bovenaan vinden we een aantal types. Allen lijken me wel duidelijk.
Als voorbeeld kies ik de eerste “Alle cellen opmaken op basis van celwaarden”.
Wanneer een type-regel is gekozen verschijnt er onderaan het dialoogvenster een aantal opmaakstijlen en een aantal vakken waar we onze waarden moeten instellen.

De mogelijkheden zijn hier enorm en daardoor onmogelijk deze allen te bespreken.
Je moet zelf maar wanneer je over wat tijd beschikt eens een of meerdere regels toepassen.
Klik Ok wanneer je tevreden bent met de instellingen van een regel.

Regels beheren

En als laatste wil ik het nog even hebben over het beheer van de regels. Ook twee keer niks.
Klik de knop “Voorwaardelijke opmaak” in het lint, en kies “Regels beheren” in het drop-downmenu.
Dit opent een dialoogvenster waarin al onze toegepaste regels worden vermeld.
In het bovenste vak (1) kies je of je de toegepaste regels wil zien voor de “huidige selectie” of voor het “werkblad”.
Kies je voor het eerste, dan had je eerst het bereik moeten selecteren waarop de voorwaardelijke opmaken werden toegepast in het werkblad.
Daaronder hebben we drie knoppen (2) die me allen erg duidelijk lijken, toch?
Naast deze knoppen hebben we twee pijltjes (3) waarmee we de volgorde van uitvoering, van de verschillende regels kunnen aanpassen.
En rechts naast de regels hebben we nog de aanvinkvakjes “Stoppen indien waar” (4).
Door het selecteren van deze vakjes bepalen we waar de evaluatie stopt.
Hiermee simuleer je een voorwaardelijke opmaak in vorige versies van Excel (2003 en daarvoor), die slechts drie regels konden verwerken.

Resultaat: